Порядок ведения делопроизводства в первичных и территориальных организациях Профсоюза определяется территориальными комитетами профсоюза на основании рекомендаций ЦК Профсоюза. В силу своего статуса ответственность за состояние, ведение и сохранность документов в профсоюзной организации несет председатель первичной организации Профсоюза. Перечень документов , которые ведутся в профсоюзной организации, утверждается постановлением профсоюзного комитета.

Документы, созданные в результате деятельности выборных профсоюзных органов, профсоюзных активистов и штатных работников профсоюза, направленные на реализацию уставных функций и полномочий, делятся в соответствии с их содержанием на три общие категории:

Организационные документы:

• Положение о первичной организации Профсоюза;
• протоколы профсоюзных собраний;
• протоколы заседаний профсоюзного комитета;
• положения о постоянных комиссиях;
• организационно-уставные рекомендации, инструкции и др.

Управленческие документы:
постановления, резолюции собраний, конференций, выборных профсоюзных органов и их президиумов, решения собраний профсоюзных активов, распоряжения председателей организаций Профсоюза и т.п.

Информационно-справочные документы:
справки, аналитические, докладные записки, акты, письма, заявления, обращения и др.

Конкретная номенклатура (перечень дел), которая ведется в профсоюзном комитете, определяется и утверждается на заседании профсоюзного комитета на срок полномочий, исходя из полномочий и направлений деятельности.Согласно сложившейся практике и необходимости обеспечения практической деятельности выборных профсоюзных органов рекомендуется иметь в комитете профсоюза следующие документы:

• протоколы заседаний профсоюзного комитета;
• протоколы профсоюзных собраний (для организации с правами территориальной - конференций);
• планы работы профсоюзного комитета, постоянных комиссий профкома, структурных профсоюзных звеньев и коллективный договор;
• справки и другие рабочие материалы по подготовке заседаний профсоюзного комитета, собраний (конференций);
• рабочие материалы постоянных комиссий комитетов профсоюза;
• финансовые документы профсоюзного комитета (сметы, документы, регулирующие штаты (для первичных профсоюзных организаций, имеющих права территориальной), отчеты и другие финансовые документы);
• статистические отчеты;
• журнал (карточки) учета членов Профсоюза;
• журнал (тетрадь) входящей и исходящей корреспонденции;
• заявления о приеме в Профсоюз и копии заявлений членов Профсоюза о безналичной уплате профсоюзного взноса;
• акты уничтожения профсоюзных документов или профсоюзных билетов исключенных и вышедших из Профсоюза;
• материалы ревизионной комиссии;
• постановления, нормативные и методические документы вышестоящих территориальных органов профсоюза и ЦК Профсоюза.